Exports comptables

ODS prépare vos ventes dans le fichier que le logiciel de votre comptable sait lire. Vous choisissez le format et la période, vous téléchargez, vous envoyez le fichier. Vous n'avez rien à ressaisir.

Où trouver l'export

C'est le même export, que vous pouvez ouvrir à trois endroits :

Si les onglets Ventes / Trésorerie ne s'affichent pas, touchez Version 2 en haut de la page.

Télécharger le fichier

1. Ouvrez Paramètres → Général → onglet Comptabilité.
2. Dans la carte Export comptable, choisissez le Format. Le format habituel de votre pays est proposé en premier.
3. Choisissez le Mois. Le mois en cours s'arrête à aujourd'hui.
4. Format DATEV seulement : saisissez si besoin le Numéro de conseiller DATEV (facultatif) (7 chiffres) et le Numéro de client DATEV (facultatif) (5 chiffres). Votre comptable vous les donne.
5. Appuyez sur Télécharger. Le fichier arrive dans les téléchargements de votre ordinateur ou de votre téléphone.

Quel format choisir ?

Pas sûr ? Demandez à votre comptable « quel fichier voulez-vous importer ? ». S'il répond DATEV, FEC ou « un journal en CSV », vous avez tout ce qu'il faut.

DATEV (Allemagne, Autriche)

Le fichier est un lot d'écritures DATEV classique (« Buchungsstapel ») que le comptable importe directement dans DATEV.

• Format EXTF 700, catégorie 21 (Buchungsstapel), encodage Windows-1252, séparateur ;, virgule pour les décimales.
• Date de chaque écriture au format JJMM (champ Belegdatum), pièce = Z suivi de la date (par exemple Z20261103).
• Montants toujours positifs, avec le sens S (débit) : le compte est celui du paiement, la contrepartie est le compte de ventes.
• Pour chaque jour : une ligne par mode de paiement et par compte de ventes. Si un jour a deux taux de TVA, le paiement est réparti entre les deux comptes de ventes, le plus gros mode de paiement d'abord.
• Les montants sont TTC : les comptes de ventes sont des comptes automatiques, DATEV calcule lui-même la TVA.
• Une différence entre ce qui a été encaissé et ce qui a été vendu (par exemple un pourboire laissé dans la caisse) va sur un compte d'attente, pour que le comptable la voie.

Comptes utilisés par défaut (plan SKR03)

Exemple (chiffres fictifs) : le 3 novembre, Coffee and Tea a vendu 120,00 € de boissons à 19 % et 380,00 € de plats à 7 %. Les clients ont payé 300,00 € par carte et 200,00 € en espèces. Votre comptable importe le fichier tel quel dans DATEV ; voici ce qu'il contient :

FEC (France)

Le FEC est le fichier des écritures comptables demandé en France. Celui d'ODS contient :

• le journal des ventes (code VE) : une écriture par commande encaissée, avec la pièce ODS- suivie du numéro de commande ;
• les remboursements : un avoir à part (pièce AV- suivie du numéro de commande), daté du jour du remboursement ;
• le journal des achats (code AC) : une écriture par facture fournisseur payée (pièce FA- suivie du numéro de facture).

Le fichier respecte le format officiel demandé par l'administration fiscale : vous le transmettez tel quel à votre expert-comptable ou lors d'un contrôle.

Exemple (chiffres fictifs) : la commande 1042, 25,00 € TTC à 10 %, payée en espèces, donne cette écriture :

Journal CSV (Suisse, Belgique, Tunisie et autres pays)

Un journal simple, que presque tous les logiciels comptables savent importer, et qui s'ouvre aussi dans Excel. Pour chaque jour :

• au débit, ce que vous avez encaissé, mode de paiement par mode de paiement ;
• au crédit, vos ventes hors taxe et la TVA, taux par taux.

Les comptes suivent le pays de votre restaurant (le Pays de Paramètres → Général → onglet Restaurant) :

Exemple (chiffres fictifs, restaurant en Belgique) : 300,00 € de plats à 12 % et 100,00 € de boissons à 21 %, payés 150,00 € en espèces et 250,00 € par carte. Ouvert dans Excel, le fichier du 3 novembre ressemble à ceci :

Détail par commande (Excel)

Un tableau qui s'ouvre dans Excel : une ligne par commande payée ou remboursée, avec N° de commande, Date, Heure, Type (sur place, à emporter, livraison), Statut, Total TTC, Sous-total avant remise, Remise, Pourboire, Frais de service ODS, Remboursé, puis le montant par mode de paiement : Espèces, Carte bancaire, Ticket restaurant, Autre moyen, Points fidélité.

C'est pratique pour retrouver une commande précise ou pour faire vos propres totaux.

Ce que le comptable doit vérifier avant le premier import

Avant d'importer le premier mois, demandez à votre comptable de vérifier :

1. Les comptes : caisse, carte, tickets restaurant, ventes par taux de TVA, TVA, compte d'attente. Ce sont les comptes habituels de votre pays, pas forcément les siens.
2. Les taux de TVA : ce sont ceux de Paramètres → Général → onglet Comptabilité et de chaque plat. Un taux faux dans ODS donne un taux faux dans le fichier. Voir Premiers réglages.
3. Les modes de paiement : la carte, les tickets restaurant et les autres paiements vont-ils sur le bon compte ?
4. Un essai sur un mois : importer un mois déjà clôturé et comparer le total avec vos rapports Z. Voir Caisse et clôture.
5. Les écarts : un montant sur le compte d'attente veut dire qu'un jour, l'encaissé et le vendu ne sont pas égaux (pourboire laissé en caisse, arrondi).
6. DATEV : le numéro de conseiller et le numéro de client, et des comptes de 4 chiffres.

Questions fréquentes

Mon comptable veut d'autres numéros de compte.

Écrivez à contact@ordering-dashboard-solution.com avec la liste de ses comptes : nous réglons l'export de votre restaurant.

Le format de mon pays n'est pas en premier.

Le premier format dépend du Pays du restaurant, dans Paramètres → Général → onglet Restaurant. Vérifiez qu'il est juste.

Je veux plus de trois mois d'un coup.

Faites un export par mois. En France, le FEC de toute l'année se télécharge depuis Intégrations.

L'export n'a pas pu être créé.

Réessayez dans un instant. Si le message revient, écrivez-nous.

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