Buchhaltungsexport (DATEV)

Diese Seite richtet sich an Restaurantbetreiber und an ihre Steuerberatung. ODS erstellt aus den Tagesumsätzen der Kasse eine Datei, die Sie direkt in DATEV einlesen können. Nichts muss abgetippt werden.

Wo finde ich den Export?

Wenn die Reiter Umsatz / Finanzen nicht erscheinen, tippen Sie oben auf der Seite auf Version 2.

Export herunterladen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Allgemein → Reiter Buchhaltung.
2. Wählen Sie in der Karte Buchhaltungsexport unter Format den Eintrag DATEV (Deutschland, Österreich). Bei einem Restaurant in Deutschland oder Österreich steht er bereits oben.
3. Wählen Sie den Monat. Der laufende Monat endet mit dem heutigen Tag.
4. Tragen Sie bei Bedarf die DATEV-Beraternummer (optional) (7 Ziffern) und die DATEV-Mandantennummer (optional) (5 Ziffern) ein.
5. Klicken Sie auf Herunterladen.

Aufbau der DATEV-Datei

• Format EXTF, Versionsnummer 700, Datenkategorie 21 (Buchungsstapel), Formatversion 13.
• Zeichensatz Windows-1252, Trennzeichen Semikolon, Dezimalkomma, Zeilenende CRLF.
• Kopfzeile mit Berater- und Mandantennummer (falls eingetragen), WJ-Beginn 1. Januar, Sachkontenlänge 4, Datum vom / bis = gewählter Zeitraum, Bezeichnung „ODS Kasse", Buchungstyp Finanzbuchführung, Stapel nicht festgeschrieben, Kontenrahmen SKR03.
• Belegdatum im Format TTMM, Belegfeld 1 = „Z" + Datum (z. B. Z20261103), Buchungstext z. B. „Tageslosung 7 % · Bar".
• Umsatz immer positiv mit Soll/Haben-Kennzeichen S. Konto = Zahlungskonto (Kasse, Geldtransit), Gegenkonto = Erlöskonto. Kein BU-Schlüssel.

So entstehen die Buchungen

Grundlage ist für jeden Tag der Kassenbericht (X-Bericht) des Restaurants:

• Pro Tag eine Zeile je Zahlungsart und Erlöskonto.
• Hat ein Tag mehrere Steuersätze, werden die Zahlungen auf die Erlöskonten aufgeteilt, die größte Zahlungsart zuerst. So hat jede Zeile genau ein Erlöskonto.
• Die Beträge sind brutto: Die Erlöskonten sind Automatikkonten, DATEV errechnet die Umsatzsteuer.
• Eine Differenz zwischen Zahlungen und Umsatz (z. B. in der Kasse gebliebenes Trinkgeld, Rundung) wird auf ein Verrechnungskonto gebucht und ist so sofort sichtbar.

Standardkonten (SKR03)

Beispiel

Fiktive Zahlen: Am 3. November hat Coffee and Tea Getränke für 120,00 € (19 %) und Speisen für 380,00 € (7 %) verkauft. Bezahlt wurden 300,00 € mit Karte und 200,00 € bar.

Vor dem ersten Import prüfen

1. Konten: Kasse, Geldtransit, Erlöskonten je Steuersatz, Verrechnungskonto. Entsprechen sie Ihrem Kontenplan?
2. Steuersätze: Sie stammen aus Einstellungen → Allgemein → Reiter Buchhaltung und aus den einzelnen Gerichten. Ein falscher Satz in ODS ergibt einen falschen Satz in der Datei.
3. Berater- und Mandantennummer und Sachkontenlänge 4.
4. Wirtschaftsjahr: Die Kopfzeile setzt den WJ-Beginn auf den 1. Januar. Weicht Ihr Wirtschaftsjahr ab, sprechen Sie uns an.
5. Testimport eines bereits abgeschlossenen Monats und Abgleich mit den Z-Berichten (Tagesabschlüssen) der Kasse.
6. Verrechnungskonto 1590: Beträge dort zeigen Tage, an denen Zahlungen und Umsatz nicht übereinstimmen.

Weitere Formate

Unter Format stehen außerdem zur Verfügung:

• FEC (Frankreich, Verkäufe + Einkäufe): die französische Buchungsdatei, eine Buchung pro bezahlter Bestellung.
• Journal CSV (Schweiz, Belgien, Italien, Spanien, Tunesien…): ein einfaches Soll/Haben-Journal mit den Spalten Datum, Journal, Beleg, Konto, Text, Soll, Haben, Steuersatz. Für ein Restaurant in Deutschland oder Österreich mit den SKR03-Konten und Bruttobeträgen.
• Detail pro Bestellung (Excel): eine Zeile pro Bestellung mit den Beträgen je Zahlungsart.

Häufige Fragen

Können Sie den Export auf SKR04 oder auf unsere Konten umstellen?

Ja. Schreiben Sie an contact@ordering-dashboard-solution.com mit Ihrem Kontenplan.

Sind die Beträge netto oder brutto?

Brutto. Die Erlöskonten 8400 und 8300 sind Automatikkonten.

Warum steht ein Betrag auf 1590?

An diesem Tag waren die Zahlungen höher oder niedriger als der Umsatz, meist wegen Trinkgeld in der Kasse.